För en djupare genomgång, se Teamet på Bunmail.
Vanliga misstag när du skapar e-postadress med domän – och hur du undviker dem
För många företagare och småföretagare är övergången från gratis e-post till egen domän både spännande och skrämmande. Den ser professionell ut, men processen är full av fallgropar där tusentals gör samma misstag. Här är de mest kritiska – och hur du slipper dem.
Det första misstaget: För komplicerad eller långt adressformat
Många tror att en lång e-postadress visar kompetens. Det motsatta är sant. En adress som firstname.lastname.department@domain.se blir snabbt ett problem när du ska dela den verbalt, skriva den i signatures eller när klienter får typo. Varje extra karaktär ökar risken för felaktig mejl eller att mottagaren inte hittar rätt.
Vad du bör göra: Håll adressen under 20 tecken om möjligt. info@domain.se, support@domain.se eller ditt_namn@domain.se fungerar. Undvik understreck och sifferkombinationer – de förvirrar när du säger dem högt. En bra regel: Om du måste stava den två gånger när du säger den, är den för komplicerad.
Misstag nummer två: Ingen strategi för flera e-postadresser
Många startar med bara en allomfattande adress. När företaget växer blir det kaos – alla mejl om allt hamnar på samma ställe, och ingen vet vem som ska svara. Andra skapar för många adresser utan plan, vilket gör e-postkontona svåra att hantera och öppnar säkerhetsluckor.
Rätt tillvägagångssätt: Planera tre till fem adresser från början: en huvudadress (ofta info@), en personlig (för direktkontakt), en för faktureringsfrågor, och möjligen en för supportärenden. Alla måste peka till verkliga personer eller team, inte svarta hål. Dokumentera vem som är ansvarig för varje adress så det finns klarhet även när folk slutar.
Tredje fallgropen: Inte implementera spam-filter eller autosvar
En ny professionell e-postadress blir omedelbar spammagnet. Utan konfiguration av spam-filter hamnar faktiska kundmeddelanden bland hundratals automatiska försäljningsmail och harveringsförsök. Samtidigt gör många misstaget att inte sätta upp autosvar, så när du är på semester sitter klienterna i ovisshet.
Så fixar du det: Aktivera spam-filtrering direkt – välj en värdtjänst som erbjuder detta som standard. Sätt upp regler för automatisk sortering redan från dag ett. Om du använder en mail-klient som Outlook eller Gmail, lägg tid på att lära dig dess filter-system. Sätt upp autosvar för alla frånvaron längre än två dagar – gör det tydligt när du är tillbaka och vem kunden kan kontakta i brådskande ärenden.
Misstak fyra: Svag eller felkonfigurerad DNS-setup
Det här är det tekniska misstaget som många bortser från. DNS-poster behöver konfigureras för att SPF, DKIM och DMARC ska fungera – utan dem flaggas dina mejl ofta som spam eller kommer aldrig fram. Många sätter upp domänen men glömmer dessa steg helt, eller gör dem fel och inser problemet månader senare när mejlen redan har tagit skada på deras omdöme.
Så undviker du detta: Innan du skickar ett enda mejl, verifiera din domän genom att lägga till SPF-, DKIM- och DMARC-poster i din DNS-konfiguration. Det tar en timme men förhindrar att mejlen hamnar i spam. Många värdtjänster erbjuder guider för detta – följ dem exakt. Testa sedan din setup med en gratis verktyg som Mail-tester eller MXToolbox. Skicka testemail till din egen Gmail eller Outlook för att se hur de hanteras innan du börjar med allvarliga utskick.
Fel nummer fem: Att välja värdtjänst utan att testa redundans
En värdtjänst som är nere två timmar betyder två timmar utan e-post – och dina klienter tror du ignorerar dem. Många väljer billig hosting utan att fråga om backup-system, failover-servrar eller garanterad drifttid. När något går fel är det för sent.
Vad du måste göra: Kontrollera värdtjänstens SLA (Service Level Agreement) – sök efter minst 99,5% uptime-garanti. Be om information om deras backup-system och återställningsplan. Sätt upp minst en backup-adress eller en vidarebefordringsfunktion så klienterna kan nå dig om din huvudserver faller. Det kostar nästan ingenting men sparar mängder med malheur.
Misstag sex: För svag lösenordssäkerhet eller ingen två-faktorsautentisering
En hackad e-postadress med ditt domännamn är en brandsår för ditt rykte. Tyvärr använder många enkla lösenord och aktiverar aldrig två-faktorsautentisering. En angripare kan då ta kontrollen, skicka mejl från din adress eller återställa lösenord till dina affärskonton.
Så skyddar du dig: Använd ett starkt lösenord på minst 16 tecken med stor- och småbokstäver, siffror och specialtecken. Lagra det i en lösenordshanterare, inte i ett anteckningsblock. Aktivera två-faktorsautentisering omedelbar – låt inte detta vänta. Om din värdtjänst erbjuder IP-vit-listing, använd det.
Sista fallgropen: Ingen dokumentation eller övergångsplan
Många skapar setup och tror jobbet är klart. Sex månader senare slutar en anställd, eller du vill byta värdtjänst, och ingen vet lösenorden eller var postlådan är sparad. Mejlhistorik försvinner.
Din exitstrategi: Dokumentera alla lösenord, värdtjänstinformation och konfigurationer i en lösenordshanterare eller en krypterad fil. Se till att minst två personer i organisationen kan komma åt denna. Säkerhetskopiera din mailhistorik regelbundet – både lokalt och till molnet. Innan du byter värdtjänst, exportera all arkiverad mail så ingenting går förlorat.
Dessa misstag är inte svåra att undvika. De kräver bara lite förplaning innan du skickar ditt första mejl från den nya adressen. Följ dessa steg och du sparar veckor av frustration och potentiell skada på ditt företags professionella omdöme.
Läs vidare: Bunmails guide.
