Prinsip roadmap
Digitalisasi pesantren sering gagal bukan karena teknologinya, tetapi karena dijalankan tanpa peta. Roadmap yang baik membantu pengurus tahu apa yang dikerjakan bulan ini, bulan depan, dan tiga bulan ke depan. Prinsipnya bertahap, berdampak, terdokumentasi, dan berkelanjutan.
Kuartal 1: pondasi digital
Pada bulan 1 sampai 3, fokusnya adalah kehadiran publik dan identitas digital. Output yang dikejar adalah website resmi pesantren live, email domain resmi aktif, akun media sosial terkonsolidasi, serta SOP konten dan publikasi. Indikatornya website dapat diakses, mobile-friendly, dan halaman utama terisi.
Kuartal 2: PPDB dan data santri
Pada bulan 4 sampai 6, fokusnya adalah pendaftaran dan pendataan santri. Outputnya sistem PPDB online, database calon santri terstruktur, template komunikasi PPDB, dan dashboard panitia. Keberhasilannya terlihat ketika mayoritas pendaftar masuk lewat form online dan data tidak lagi tersebar di banyak file.
Kuartal 3: keuangan dan akademik
Pada bulan 7 sampai 9, fokusnya adalah ketertiban administrasi internal. Sistem pencatatan SPP dan tagihan mulai aktif, notifikasi pembayaran dikirim ke wali santri, sistem akademik dasar mulai digunakan, dan laporan keuangan bulanan bisa disusun lebih otomatis.
Kuartal 4: layanan dan automasi
Pada bulan 10 sampai 12, fokusnya adalah pengalaman wali santri dan efisiensi tim. Portal atau aplikasi wali santri, automasi WhatsApp untuk FAQ dan reminder, integrasi sistem antar modul, serta evaluasi tahunan menjadi agenda utama. Roadmap ini bukan resep kaku, tetapi peta kerja yang bisa disesuaikan.
Artikel ini pertama kali terbit di Santri Gresik Digital Agency.
