Masalah Perpustakaan Pesantren Konvensional
Perpustakaan pesantren biasanya menyimpan ribuan kitab kuning, buku pelajaran, dan referensi umum. Sayangnya, sistem peminjaman masih manual—buku besar peminjaman, kartu anggota, dan denda dihitung pakai kalkulator. Sering kali buku hilang tanpa terdeteksi, santri kesulitan mencari kitab karena katalog tidak update, dan petugas kewalahan saat jam sibuk. Kondisi ini membuat minat baca santri rendah karena akses ke koleksi terbatas. Digitalisasi perpustakaan bisa menjadi solusi untuk semua masalah ini.
Manfaat Sistem Perpustakaan Digital
Dengan sistem digital, santri bisa mencari kitab atau buku melalui katalog online dari mana saja—dari asrama, kelas, atau bahkan rumah saat liburan. Mereka bisa melihat status ketersediaan buku, lokasi rak, dan sejarah peminjaman. Petugas perpustakaan terbantu dengan fitur checkout otomatis, pengingat pengembalian via WhatsApp, dan laporan statistik pengunjung. Buku yang sering dipinjam bisa diidentifikasi untuk penambahan koleksi. Beberapa sistem bahkan mendukung peminjaman e-book untuk kitab langka yang dilindungi.
Langkah Awal: Inventarisasi dan Katalogisasi
Mulailah dengan inventarisasi semua koleksi perpustakaan. Beri label barcode atau QR code pada setiap kitab dan buku. Data yang perlu dicatat: judul, penulis, penerbit, tahun, ISBN/ISSN, subjek, lokasi rak, dan jumlah eksemplar. Untuk kitab kuning, catat juga nama muhaqqiq (peneliti), jilid, dan keterangan cetakan. Gunakan standar katalogisasi seperti DDC (Dewey Decimal Classification) yang sudah dimodifikasi untuk kitab kuning. Proses ini memang butuh waktu, tapi hasilnya akan sangat berguna jangka panjang.
Pilih Software Perpustakaan yang Tepat
Ada beberapa pilihan software perpustakaan yang cocok untuk pesantren: SLiMS (senayan) yang open source dan gratis, INLISLite dari perpusnas, atau aplikasi komersial dengan fitur lebih lengkap. Pertimbangkan juga sistem berbasis cloud yang bisa diakses tanpa instalasi. Pastikan software mendukung barcode scanner, export data ke format standar, dan memiliki OPAC (Online Public Access Catalog) yang mobile-friendly. Jika punya anggaran, pilih yang sudah terintegrasi dengan sistem manajemen pesantren secara keseluruhan.
Libatkan Santri dalam Pengelolaan
Digitalisasi perpustakaan bisa menjadi proyek yang melibatkan santri secara aktif. Bentuk tim literasi digital yang bertugas membantu katalogisasi, mengelola sirkulasi, dan memberikan edukasi ke teman-temannya. Ini bagus untuk pengembangan soft skill santri. Buat peraturan peminjaman yang jelas dan sosialisasikan melalui mading digital atau grup WhatsApp. Dengan sistem yang tertata, perpustakaan pesantren bisa menjadi pusat literasi yang hidup dan mendukung proses belajar mengajar. Tim SantriGresik siap membantu konsultasi kebutuhan software perpustakaan pondok Anda.
Artikel ini pertama kali terbit di Santri Gresik Digital Agency.
